GDPR – notă de informare

NOTĂ DE INFORMARE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL (GDPR)
DE CĂTRE TACHE ALINA-CĂTĂLINA – CABINET INDIVIDUAL DE PSIHOLOGIE

1. Detalii despre această notă de informare

Tache Alina-Cătălina – Cabinet Individual de Psihologie este denumirea formală, din acte, pentru cabinetul de psihoterapie condus de mine, Alina Tache. Eu sunt psiholog-psihoterapeut acreditat de Colegiul Psihologilor din România (cod de parafă: 16438), iar cabinetul reprezintă entitatea legată prin intermediul căreia îmi desfășor activitatea.

În această notă de informare vă explic modul în care are loc prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către mine, ca reprezentant al Cabinetului, și în care mă asigur că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal.

Iau foarte în serios respectul față de datele dumneavoastră. Conformarea cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal și bunele practici în domeniu, precum și asigurarea unui climat de transparență, siguranță și încredere pentru clienții mei este o prioritate pentru mine.

Această notă de informare conține detalii importante. Așadar, vă încurajez să acordați timpul necesar pentru a o citi în întregime, cu atenție și să vă asigurați că o înțelegeți pe deplin. Nu ezitați să mă contactați pentru a clarifica orice nelămuriri ați avea. Doresc să fie clar pentru dumneavoastră cum sunt folosite informațiile personale.

2. Cine reprezintă cabinetul

Pentru scopurile acestei note de informare, Tache Alina-Cătălina – Cabinet Individual de Psihologie este operator de date cu caracter personal. Vă las mai jos informațiile complete despre identitatea și datele mele de contact:

Denumire completă: TACHE ALINA-CĂTĂLINA – CABINET INDIVIDUAL DE PSIHOLOGIE
Cod de înregistrare fiscală: 43439400
Reprezentant: Tache Alina-Cătălina
Adresă sediu social și adresă de corespondență: Str. Veteranilor, nr. 25, bl. D1 B, et. P, ap. 3, sector 6, București. Cod poștal 060924
Număr de telefon: 0725964808
E-mail: alina.c.tache@gmail.com

Dacă aveți orice comentarii, sugestii, întrebări sau preocupări cu privire la orice informații din această notă sau cu privire la orice alte aspecte referitoare la prelucrarea datelor pe care o realizez, vă rog să nu ezitați să mă contactați. În funcție de preferințele dumneavoastră, mă puteți contacta prin oricare dintre canalele de comunicare de mai sus.

3. Ce date ale dumneavoastră prelucrez

Datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pe care le vom prelucra sunt datele obținute direct de la dumneavoastră sau rezultate în urma prestării serviciilor de către mine. Acestea includ următoarele categorii de date:

Detalii personale, cum ar fi: nume, prenume, sex, data nașterii/vârsta, cetățenie, cod numeric personal (CNP), restul informațiilor din actul dumneavoastră de identitate.
Detalii de contact, cum ar fi: adresă de domiciliu sau reședință, număr de telefon, adresă de e-mail.
Detalii de plată, cum ar fi: adresă de facturare, numărul contului bancar sau al cardului bancar, codul IBAN, numele și prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar (poate fi altul decât dumneavoastră dacă altcineva a efectuat plata unei facturi în numele și pentru dumneavoastră), data de la care cardul bancar este valabil, data expirării cardului bancar.
Detalii profesionale, cum ar fi: angajator, funcție.
Opinii, viziuni și informații despre istoricul de viață (pot include date sensibile), cum ar fi: orice opinii și viziuni pe care mi le transmiteți, povestea vieții dumneavoastră, experiențele prin care ați trecut și le considerați semnificative, istoric medical, istoric relațional etc.
Date referitoare la prestări servicii și interacțiunea cu mine, cum ar fi: evidențe ale interacțiunilor cu mine, detalii referitoare la istoricul prestărilor serviciilor psihologice.

După cum reiese din lista de mai sus, este posibil să îmi furnizați informații cu privire la alte persoane – de exemplu, istoricul relației dumneavoastră cu un membru al familiei. Atunci când acestea se referă la persoane identificate sau pe care le pot identifica, voi trata aceste informații drept date cu caracter personal ale acelor persoane și le voi acorda și lor protecția necesară. Voi respecta însă cu strictețe obligația de păstrare a secretului profesional pe care o am față de dumneavoastră și nu voi informa aceste persoane despre această procesare.

4. Sursa din care primesc datele dumneavoastră

Sursa din care primesc informațiile de mai sus sunteți dumneavoastră. Sau, în cazul în care beneficiarul prestării serviciilor psihologice este minor, o parte din informații provine de la părinte/tutorele legal, iar restul provin de la minor. Scenariile prin care dumneavoastră îmi furnizați aceste date pot fi (dar nu sunt limitate la acestea):

Încheierea unui contract de prestări servicii;
Conversații telefonice;
Conversații printr-o modalitate scrisă (mesaje SMS, whatsapp, e-mail, Skype etc.);
Discuții în cadrul ședințelor;
Efectuarea plăților pentru ședințele prestate.

5. Scopurile pentru care prelucrez datele dumneavoastră

Scopurile pentru care prelucrez datele dumneavoastră cu caracter personal (altele decât datele sensibile):

Pentru a putea încheia sau executa un contract cu dumneavoastră, la cererea dumneavoastră. Pentru a încheia contractul, sunt necesare o serie de date personale. Similar și pentru a-l executa, adică pentru a presta efectiv serviciile psihologice și a face încasarea banilor pentru aceste servicii.
Pentru a-mi putea îndeplini obligațiile legale, precum cele de arhivare sau comunicare cu autoritățile publice.
În ceea ce privește comunicările de marketing, datele personale sunt prelucrate în baza consimțământului pentru acest scop specific. De exemplu, pentru abonarea la newsletter vă voi cere să semnați un formular sau să bifați o căsuță (pentru abonarea electronică), menționând clar motivul pentru care vă cer asta.

Scopul pentru care prelucrez datele dumneavoastră sensibile cu caracter personal: pentru a putea desfășura activitatea de psihoterapie, în cadrul căreia anumite informații sensibile pot fi relevante (de exemplu, istoricul medical sau istoricul relațional). Aceste informații (și obligația mea de a le păstra confidențiale) sunt protejate legal de mai multe documente:

Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului, din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal;
Legea 213/2004 privind exercitarea profesiei de psiholog cu drept de liberă practică;
Codul deontologic al profesiei de psiholog cu drept de liberă practică.

6. Cui și în ce condiții voi divulga datele dumneavoastră

Pentru a putea desfășura activitatea, Cabinetul poate utiliza serviciile mai multor parteneri contractuali. Aceștia au calitatea de persoane împuternicite, cum ar fi furnizorii de servicii de contabilitate. Datele cu caracter personal pe care le divulg către persoanele împuternicite sunt limitate la informațiile cu caracter personal minime care sunt necesare pentru prestarea respectivelor servicii și solicit acestora să nu utilizeze datele cu caracter personal în niciun alt scop. Depun toate eforturile pentru a mă asigura că toate entitățile cu care lucrez stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate. Datele cu caracter personal indicate mai sus pot fi puse la dispoziție sau transmite către terți și în următoarele situații:

Autorități publice, auditori sau instituții cu competențe în realizarea de inspecții și controale asupra activității și activelor Cabinetului, care solicită Cabinetului să furnizeze informații, în virtutea obligațiilor legale ale acesteia din urmă. Aceste autorități publice sau instituții pot fi Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, Inspecția Muncii, organele de poliție, Autoritatea pentru Protecția Consumatorului, Agenția Națională pentru Administrare Fiscală;
Pentru respectarea unei cerințe legale sau pentru protejarea drepturilor și activelor Cabinetului sau alte entități sau persoane, precum instanțe de judecată;
Împuterniciților – societatea de contabilitate, societatea care facturează – în cazul datelor de facturare.

7. Cât timp stochez datele dumneavoastră cu caracter personal

Voi stoca datele dumneavoastră cu caracter personal doar pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare. În cazul în care, după expirarea duratei stabilite, Cabinetul va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri, vă voi informa în mod corespunzător în acest sens. Estimez că activitățile de prelucrare vor necesita stocarea datelor cu caracter personal fie pentru:

perioada prevăzută de lege; sau
o perioadă nedeterminată, dacă legile și regulamentele aplicabile o permit. Cu toate acestea, în acest caz, vă informam că orice prelucrare a datelor va înceta după primirea solicitării dvs., că anumite date sau toate datele dumneavoastră vor fi eliminate; sau
până la încetarea existenței scopului relevant aplicabil anumitor date.

Odată ce perioada de prelucrare indicată mai sus expiră, iar Cabinetul nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, datele vor fi șterse în conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica arhivarea, anonimizarea sau distrugerea acestora.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita

Conform Regulamentului UE2016/679, indiferent de temeiul prelucrărilor de date cu caracter personal, persoanelor vizate au următoarele drepturi în legătură prelucrările efectuate:

Dreptul de a fi informat;
Dreptul de acces la datele cu caracter personal;
Dreptul de a rectifica sau actualiza datele cu caracter personal când acestea sunt inexacte sau incomplete;
Dreptul de a cere ștergerea datelor cu caracter personal în anumite circumstanțe (când datele personale nu mai sunt necesare în raport cu scopul menționat);
Dreptul de a cere restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal;
Dreptul de a-și porta datele cu caracter personal;
Dreptul de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal;
Drepturi cu privire la procesarea automată a datelor cu caracter personal;
Dreptul de a retrage consimțământul, în orice moment, pentru prelucrarea datelor personale la care s-a consimțit anterior;
Dreptul de a fi notificat în caz de încălcări privind securitatea datelor.

Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi sau pentru a adresa orice întrebare despre ele, vă rog să folosiți detaliile de contact din secțiunea 2 de mai sus. Voi încerca să răspund cât mai rapid și complet tuturor întrebărilor și preocupărilor dumneavoastră.

9. Ce se poate întâmpla dacă nu îmi furnizați datele

Nu aveți o obligație pentru a îmi furniza datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le-am menționat în acest document. Cu toate acestea, fără aceste date personale nu va fi posibil să vă prestez serviciile pe care le solicitați.

10. Modificările acestei note de informare

Este posibil să modific această notă din când în când. În astfel de cazuri, vă voi informa în avans și nu voi reduce drepturile pe care le aveți cu privire la datele dumneavoastră prin modificările pe care le-aș putea aduce acestei note.

11. Incidente de securitate

În cazul existenței unui incident de securitate a datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă voi informa cu privire la apariția acestuia. Voi căuta cauzele incidentului, voi lua măsuri rezonabile pentru a diminua efectele și a micșora orice daună care rezultă din acel incident, precum și măsuri rezonabile pentru a împiedica reapariția unei încălcări similare a securității datelor.

12. Glosar, sau termeni relevanți pentru această notă

Autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal: o autoritate publică independentă care, potrivit legii, are atribuții referitoare la supravegherea respectării legislației protecției datelor cu caracter personal. În România, această autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Categorii speciale de date cu caracter personal (date cu caracter personal sensibile/date sensibile): datele cu caracter personal care: dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate; datele genetice; datele biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice; datele privind sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală a unei persoane fizice.

Date cu caracter personal: orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (denumită „persoană vizată”). O persoană fizică este identificabilă dacă poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, de exemplu: nume, număr de identificare, date de localizare, identificator online, unul/mai multe elemente specifice, proprii identității fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale a respectivei persoane. Astfel, de exemplu, în noțiunea de date cu caracter personal sunt incluse următoarele: numele și prenumele; adresa de domiciliu sau de reședință; adresa de email; numărul de telefon; codul numeric personal (CNP); diagnostice stabilite (sunt date sensibile); date genetice (sunt date sensibile); date biometrice (sunt date sensibile); date de geolocație.

Împuternicit: înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului (de exemplu, furnizori servicii IT, furnizori servicii de contabilitate și/sau /aplicații online facturare, etc).

Operator: persoana fizică sau juridică care decide de ce (în ce scop) și cum (prin ce mijloace) sunt prelucrate datele cu caracter personal. Potrivit legii, răspunderea pentru respectarea legislației referitoare la datele cu caracter personal revine în primul rând operatorului. În relația cu dumneavoastră, eu sunt operatorul, iar dumneavoastră sunteți persoana vizată.

Persoană vizată: persoana fizică la care se referă (căreia îi „aparțin”) anumite date cu caracter personal. În relația cu mine (operatorul), dumneavoastră sunteți persoana vizată.

Prelucrare a datelor cu caracter personal: orice operațiune/set de operațiuni efectuată/efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea mijloacelor automatizate; de exemplu: colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea respectivelor date cu caracter personal/seturi de date cu caracter personal. Acestea sunt doar exemple. Practic, prelucrarea înseamnă orice operațiune asupra datelor cu caracter personal, indiferent dacă prin mijloace automate sau manuale.